Privacyreglement

Het onderhavige reglement is een aangepaste en vereenvoudigde versie van het reglement welke is geregistreerd onder nummer P0019774 bij de Registratiekamer in Den Haag.

PRIVACYREGLEMENT

1. Doel van de persoonsregistratie.
De persoonsregistratie vindt plaats met betrekking tot de familiegeschiedenis, het onderling contact  en netwerken tussen naamgenoten.

2. De persoonsregistratie is geautomatiseerd.

3. De houder van de persoonsregistratie is de Stichting Schu-y-i-ij-t, p/a Mozartstraat 34, 3752 JP Bunschoten. Tel. 033-­2984362. E-mail: info@schuit.info

4. Functioneel verantwoordelijk voor de persoonsregistratie is het bestuur, met name de secretaris/archivaris van de familieorganisatie.

5. De persoonsregistratie wordt niet aan derden uitbesteed. Mocht de registratie aan derden worden uitbesteed, dan zal het bestuur hiervoor passende maatregelen treffen ter waarborging van de privacy.

6. Omschrijving van het doel van de persoonsregistratie.
Het publiceren van de familiegeschiedenis van een groep mensen met dezelfde naam, die op verschillende wijze geschreven kan zijn of van groepen mensen waarvan de namen min of meer dezelfde herkomst hebben, waarbij een zo compleet mogelijk beeld van deze personen met aanverwanten wordt beschreven. Voorts voor het bevorderen van onderling contact en het netwerken tussen personen van de doelgroep.

7. Welke gegevens worden geregistreerd dan wel vergaard?
Persoonsgebonden gegevens met betrekking tot geboorte/doop, huwelijk/ samenwonen, echtscheiding en overlijden/begraven.
Lichamelijke, sociale, maatschappelijke en sportieve bijzonderheden of vaardigheden en religie.
Adres, telefoonnummer, e‑mail en gegevens betreffende sociale media.
Al dat over de persoon is gepubliceerd, inclusief beelden, zoals foto s, tv‑ en video‑opnamen en geluidsregistraties.

8. Bronnen vergaring van gegevens:
Van de persoon uit de eerste hand, of uit de tweede hand van familieleden. Via mondelinge of schriftelijke overlevering van derden. Persoonskaarten en ‑lijsten. Via archiefonderzoek, pers, internet en sociale media.

9. Beschikbaar stellen van gegevens van personen uit de registratie aan derden.
Indien derden een beroep op de geregistreerde gegevens doen, dient voor het afgeven van deze gegevens toestemming van de betrokken persoon, verwanten of nabestaanden te worden verkregen.

10. Wijze van beschikbaarstelling gegevens.
Gegevens worden verstrekt middels persoonlijke overhandiging, mondeling, schriftelijk per brief,  e‑mail, of elektronische datadragers, zoals, Cd‑rom, DVD, USB stick, etc.

11. Verstrekken gegevens binnen de familieorganisatie.
De gegevens die binnen de leden van de familieorganisatie worden verstrekt zijn voornamelijk  geboorte‑, trouw‑, en overlijdensdata en gebeurtenissen. Indien noodzakelijk worden ook adressen verstrekt, die uitsluitend mogen worden gebruikt voor benadering van deze personen voor verwerving van gegevens. Privacygevoelige zaken worden niet verstrekt.

12. Verstrekking van gegevens aan personen en instanties buiten de organisatie.
Dezelfde gegevens (met uitzondering van adressen) en wijze van verstrekking, vindt plaats aan personen en organisaties die zich met genealogie bezighouden met als doel dat zij ons als tegenprestatie aanvullende of nieuwe gegevens leveren of hebben geleverd. Bij verzoeken om adressen, zal (indien mogelijk) betrokkene het verzoek bekend worden gemaakt en betrokkene dient vervolgens zelf het initiatief te nemen het verzoek al of niet op te volgen.

13. De familieorganisatie heeft geen andere gegevensverzamelingen in bezit dan deze met betrekking tot de familienaam, in de ruimste zin van het woord.

14. Een verzoek van geregistreerde(n) of hun wettelijke vertegenwoordiger(s) om kennisneming, verbetering (met inbegrip van verwijdering) en mededeling van verstrekking van de over hen opgenomen gegevens moet worden gedaan aan het secretariaat van de familieorganisatie.

15. Onder privacygevoelige gegevens wordt verstaan alle gegevens en zaken van 100 jaar of jonger, waarvan de personen zelf of hun nabestaanden of hun directe aanverwanten schade van kunnen ondervinden bij publicatie of verstrekking daarvan aan derden. Dergelijke gegevens kunnen zijn: faillissementen, veroordelingen, lidmaatschappen van extreme organisaties, seksuele geaardheid of voorkeur, lichamelijke of geestelijke afwijkingen, etc.
Gegevens uit de registers van de burgerlijke stand, zoals geboorte‑, huwelijks‑, overlijdens‑ en echtscheidingsdata, worden niet als privacygevoelig beschouwd. Echter met inachtneming van de periode van openbaarheid welke wettelijk is voorgeschreven voor deze documenten. 100 jaar voor geboorte, 75 jaar voor huwelijken en scheidingen en 50 jaar voor overlijden.

16. Gegevens, die onder de privacy bescherming vallen, worden in een apart bestand opgeslagen en alleen het dagelijks bestuur heeft toegang tot deze gegevens. Het bestuur is tot geheimhouding verplicht.

17. Daar waar het reglement niet voorziet, zal het dagelijks bestuur naar eer en geweten beslissen.